Politique de confidentialité Megalexis

Introduction

Megalexis communications inc. (Megalexis) s’engage à préserver l’intégrité, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels conformément aux lois applicables. La présente politique de confidentialité énonce les principes et les lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels de nos clients, de nos fournisseurs de services, de nos employés et d’autres personnes. Elle décrit également les types de renseignements personnels que Megalexis recueille, utilise et divulgue, ainsi que les principes que nous suivons concernant leurs collecte, utilisation et divulgation.

1. Renseignements personnels

On entend par « renseignements personnels » les renseignements sur une personne identifiable ou ceux qui permettent de l’identifier. Cela comprend notamment votre adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique, adresse IP, âge, sexe, état matrimonial, les renseignements sur votre santé et ceux associés à votre carte de crédit.
Votre titre, adresse professionnelle, adresse électronique ou numéro de téléphone d’affaires en tant que professionnel, dirigeant d’une société ou employé d’une entreprise ne sont pas considérés comme des renseignements personnels au titre de la législation canadienne.

2. Consentement

En transmettant des renseignements personnels à Megalexis, que ce soit par l’intermédiaire de notre site Web, notre portail sécurisé, par courriel, en personne ou au téléphone, vous acceptez que nous puissions les recueillir, les utiliser et les divulguer conformément à la présente politique de confidentialité et à la loi.
Lorsque le consentement n’a pas déjà été donné, nous ferons de notre mieux pour obtenir un consentement exprès pour toute mesure concernant des renseignements personnels.
Vous pouvez en tout temps refuser ou retirer votre consentement en communiquant avec Megalexis. Toutefois, si vous refusez ou retirez votre consentement, Megalexis pourrait ne pas être en mesure de vous fournir ou de continuer à vous fournir des renseignements ou des services qui pourraient vous être utiles.
Lorsque vous transmettez à Megalexis des renseignements personnels d’une autre personne, vous déclarez que vous disposez du pouvoir nécessaire à cette fin et que vous avez obtenu le consentement de cette personne.

3. Collecte et utilisation des renseignements personnels

Megalexis ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour fournir des services langagiers professionnels. Les renseignements sur les fournisseurs de services actuels et potentiels, ainsi que sur les personnes posant leur candidature pour travailler avec Megalexis sont utilisés à des fins d’évaluation en vue d’établir des relations d’affaires, des ententes contractuelles ou dans le cadre d’un emploi. Nous pouvons aussi recueillir des renseignements personnels à des fins de vente et de marketing.
La protection des renseignements personnels est non seulement importante pour nous dans le contexte de nos relations avec les clients, mais il s’agit aussi d’une exigence juridique. Par conséquent, nous gérons tous les renseignements, en particulier les renseignements personnels, conformément aux normes les plus élevées et au cadre juridique et réglementaire applicable.

4. Protection des renseignements personnels

Megalexis utilise des protocoles administratifs et des mesures de protection technologiques pour gérer et restreindre l’accès des utilisateurs et appliquer des contrôles d’authentification pour préserver la confidentialité de vos renseignements personnels. Une authentification multifactorielle est en place dans toutes les plateformes que nous utilisons.
Lorsqu’il est nécessaire de communiquer des renseignements personnels à un tiers, nous nous assurons, grâce à nos contrats avec lui, d’en préserver la confidentialité et la sécurité. Nous exploitons également des réseaux de données sécurisés protégés par un pare-feu et des systèmes de protection par mot de passe.
Aucune méthode de transmission de l’information sur Internet ou de stockage électronique n’est entièrement sécurisée. Par conséquent, malgré tous nos efforts, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez, et vous le faites à vos propres risques.
Nous ne pouvons pas non plus garantir que personne ne pourra accéder à ces renseignements, les divulguer, les modifier ou les détruire en contournant ou neutralisant les mesures de protection que nous avons mises en place. Si vous croyez que des renseignements personnels sont compromis, veuillez communiquer avec nous.

5. Protocoles de surveillance des menaces

Nous avons mis en place des protocoles de surveillance pour détecter les tentatives de compromettre la sécurité ou l’intégrité de nos systèmes d’information ou de technologie de l’information, comme des logiciels de détection des maliciels dans notre environnement de réseau, ainsi que dans les systèmes exposés à risque d’infection.

6. Témoins, fichiers journaux et balises Web

En général, Megalexis n’enregistre pas et ne recueille pas de témoin, sauf lorsque des gens viennent dans notre site Web et utilisent leur navigateur pour remplir automatiquement des formulaires contenant des données personnelles mises en cache.

7. Liens vers des sites Web de tiers

Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web qui ne sont fournis que pour des raisons de commodité. Les visiteurs sont informés que les sites Web de tiers peuvent appliquer des politiques et des pratiques de confidentialité différentes de celles de Megalexis, et que Megalexis n’exerce aucun pouvoir sur ces sites et n’assume aucune responsabilité pour la protection des renseignements personnels que ces sites Web de tiers recueillent, utilisent ou conservent.

8. Divulgation de renseignements personnels

Megalexis ne divulguera des renseignements personnels avec votre consentement exprès qu’aux personnes qui en ont besoin pour vous fournir des services langagiers professionnels. Megalexis énoncera, au moment où nous recueillons vos renseignements personnels et obtenons votre consentement exprès pour leur divulgation, à quel destinataire et à quelles fins nous les divulguons.

9. Stockage de renseignements personnels

Les renseignements personnels qui nous sont fournis sont stockés sur des serveurs au Canada. Toutefois, sauf dans les cas où des dispositions contractuelles ou des exigences juridiques s’appliquent à des clients particuliers, Megalexis peut aussi avoir recours aux services de certains fournisseurs de services. Les renseignements personnels échappant à de telles restrictions et qui se trouvent dans le nuage peuvent être stockés sur plusieurs serveurs à différents endroits dans le monde. Les renseignements transmis à d’autres pays peuvent être assujettis aux lois et aux exigences légales en matière de divulgation du pays ou du territoire où ils sont conservés.

10. Transferts transfrontaliers

Megalexis exerce des activités et fournit des services contractuels à des entités et à des particuliers qui sont établis dans des administrations où la primauté du droit est bien établie. Dans les cas exceptionnels où des renseignements personnels sont stockés et traités dans un autre pays que le Canada où nous faisons appel à des tiers fournisseurs de services, nous vous demanderons de consentir au transfert de renseignements vers ce pays, dont le cadre juridique et réglementaire peut différer de celui du Canada en ce qui concerne les données et les renseignements personnels.

11. Conservation des renseignements personnels

Megalexis conservera vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou selon ce qui est permis ou exigé par la loi.

12. Destruction sécurisée des renseignements personnels

Megalexis détruira vos renseignements personnels de façon sécuritaire et irréversible, de sorte qu’il soit impossible de les reconstruire ou les récupérer de quelque façon que ce soit. Nos protocoles de destruction comprennent toutes les copies physiques et électroniques connexes, ainsi que les fichiers de sauvegarde.

13. Exactitude des renseignements personnels

Megalexis fera tous les efforts raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels que nous recueillons et utilisons sont exacts et complets.

14. Droit d’accès et de rectification

Les personnes qui fournissent des renseignements personnels à Megalexis auront la possibilité d’accéder à ces renseignements et, sur demande écrite du titulaire de ces renseignements, d’y apporter des modifications pour les rectifier lorsqu’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques.

15. Portabilité des données

Les personnes qui fournissent des renseignements personnels à Megalexis peuvent demander et recevoir une copie de ces renseignements de façon structurée et dans un format couramment utilisé, sauf lorsqu’une telle demande soulève de graves difficultés pratiques pour notre entreprise.

16. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Megalexis effectue des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée si une activité est susceptible d’avoir une incidence sur les renseignements personnels au sujet d’une personne physique, et communique rapidement les renseignements pertinents aux personnes touchées.

17. Plaintes et demandes concernant des renseignements personnels

Megalexis a désigné une personne responsable des renseignements personnels au sein de l’entreprise. Notre personne responsable traitera les plaintes et les demandes concernant les renseignements personnels conformément aux délais et aux exigences prescrits par le cadre juridique et réglementaire applicable.

18. Signalement des incidents liés à la protection des renseignements personnels

En cas d’atteinte ou de tentative majeure d’atteinte à la confidentialité de renseignements personnels que nous détenons, Megalexis avisera sans délai les parties concernées, et fournira suffisamment de renseignements pour leur permettre de déterminer si l’incident présente un risque de préjudice grave pour déclencher des exigences officielles de notification aux autorités gouvernementales.
Megalexis consignera par écrit les détails de l’incident et prendra des mesures rapides et raisonnables pour réduire le risque de préjudice et empêcher que de nouveaux incidents de même nature ne se reproduisent.
Megalexis se conformera également à l’obligation légale de signaler l’incident aux autorités gouvernementales compétentes, le cas échéant.

19. Gestion des incidents de cybersécurité

Les incidents relatifs à la protection des renseignements personnels dont il est question au paragraphe précédent peuvent survenir à la suite d’un incident de cybersécurité, c’est-à-dire d’une intrusion ou d’une tentative majeure de porter atteinte à la sécurité de notre équipement et de nos systèmes de technologie de l’information.
En cas d’incident de cybersécurité, Megalexis avisera sans délai les parties touchées et leur fournira suffisamment de renseignements pour leur permettre d’évaluer le risque de déclencher des processus obligatoires de notifications officielles aux autorités gouvernementales.
Megalexis consignera par écrit l’incident, y compris les faits entourant une intrusion, une infection ou une compromission du système, ainsi que les circonstances qui ont mené à la découverte de l’incident, les mesures prises, les noms des personnes intervenues dans l’enquête sur l’incident, les notes détaillées sur l’incident, les dommages subis, ainsi que l’équipement, les logiciels et les renseignements précis qui les ont subis.
Megalexis prendra des mesures rapides et raisonnables pour atténuer les risques et empêcher que de nouveaux incidents de même nature ne se reproduisent. Megalexis avisera aussi rapidement les autorités gouvernementales compétentes, comme l’exige le cadre juridique et réglementaire applicable.

20. Formation et sensibilisation

Megalexis a mis en place une formation sur la cybersécurité et la sécurité de l’information pour veiller à ce que tous les utilisateurs de l’information comprennent comment protéger les biens de technologie de l’information de l’entreprise, y compris l’information et les ressources documentaires, et se conforment à notre politique de cybersécurité.
Megalexis offre une formation sur la cybersécurité et la sécurité de l’information dans le cadre de l’intégration des nouveaux employés. Nous organisons également des campagnes mensuelles de sensibilisation à l’hameçonnage par courriel et des campagnes d’exercice auxquelles participent tous les utilisateurs actifs, avec une formation de suivi, au besoin.

21. Modifications à la présente politique

Megalexis pourrait modifier cette politique, notre site Web et la façon dont nous utilisons les témoins de temps à autre à l’avenir. Par conséquent, nous vous recommandons de consulter cette politique de temps à autre pour vous tenir au courant de la façon dont nous traitons les renseignements personnels.

22. Personne responsable des renseignements personnels

Megalexis a nommé Michel Frégeau comme personne responsable des renseignements personnels au sein de l’entreprise. Vous pouvez communiquer avec lui par courriel à l’adresse confidentialite@megalexis.com, par téléphone au 514 861-4999, poste 2560, ou par la poste, à notre bureau :

Megalexis communications inc. a/s agent de la protection de la vie privée
666, rue Sherbrooke Ouest, bureau 602
Montréal (Québec) H3A 1E7